Cẩm nang xuất nhập khẩu cho người mới — Quy trình, chứng từ, Incoterms từ A-Z

Bạn mới bắt đầu tìm hiểu về xuất nhập khẩu? Bài viết này tổng hợp toàn bộ kiến thức nền tảng — từ quy trình, chứng từ, Incoterms đến thủ tục hải quan và logistics — giúp bạn tự tin bước vào lĩnh vực XNK.

---

1. Xuất nhập khẩu là gì?

Xuất nhập khẩu (XNK) là hoạt động mua bán hàng hóa và dịch vụ giữa các quốc gia. Cụ thể:

• Xuất khẩu: Bán hàng hóa từ Việt Nam ra thị trường nước ngoài
• Nhập khẩu: Mua hàng hóa từ nước ngoài về Việt Nam

Việt Nam là một trong những quốc gia có kim ngạch xuất nhập khẩu lớn nhất Đông Nam Á. Theo Tổng cục Hải quan, tổng kim ngạch XNK của Việt Nam năm 2025 đạt khoảng 800 tỷ USD, với hơn 1 triệu doanh nghiệp tham gia hoạt động xuất nhập khẩu (số liệu 6 tháng đầu năm 2026).

Hoạt động XNK chịu sự quản lý của Hải quan Việt Nam và tuân thủ các quy định thương mại quốc tế như Incoterms, các hiệp định thương mại tự do (FTA) mà Việt Nam đã ký kết.

2. Tại sao doanh nghiệp Việt cần hiểu về XNK?

Hiểu biết về XNK không chỉ dành cho các tập đoàn lớn. Với sự phát triển của thương mại điện tử xuyên biên giới và các hiệp định thương mại, ngay cả doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) cũng có thể tham gia XNK một cách dễ dàng hơn bao giờ hết.

3. Quy trình xuất khẩu hàng hóa

Quy trình xuất khẩu cơ bản gồm 6 bước từ khi ký hợp đồng đến khi hàng lên tàu:

Bước 1: Đàm phán và ký hợp đồng ngoại thương

Thống nhất với đối tác về: hàng hóa (số lượng, chất lượng, quy cách đóng gói), điều kiện Incoterms (EXW, FOB, CIF...), giá cả và phương thức thanh toán (L/C, T/T). Hợp đồng ngoại thương là căn cứ pháp lý quan trọng nhất cho toàn bộ quá trình XNK.

Bước 2: Chuẩn bị hàng hóa và đóng gói

Sản xuất hoặc thu mua hàng theo đúng hợp đồng. Đóng gói theo tiêu chuẩn xuất khẩu (xem thêm bài Đóng gói hàng XNK). Với hàng nguy hiểm, cần tuân thủ quy định về bao bì và MSDS (xem MSDS là gì).

Bước 3: Đặt container và booking tàu

Liên hệ công ty logistics (freight forwarder) hoặc hãng tàu để đặt container và booking tàu. Cần xác định rõ: loại container (20DC, 40DC, 40HC — xem Phân loại container), ngày giờ giao hàng (cắt máng), cảng xếp và cảng dỡ.

Bước 4: Khai báo hải quan xuất khẩu

Khai tờ khai hải quan điện tử qua hệ thống VNACCS. Cần chuẩn bị: Hóa đơn thương mại, Packing List, Hợp đồng, C/O (nếu có), giấy phép xuất khẩu (nếu hàng thuộc diện quản lý). Hàng hóa sẽ được cơ quan hải quan kiểm tra và thông quan.

Bước 5: Giao hàng lên tàu

Sau khi thông quan, container được vận chuyển từ kho/bãi đến cảng xếp. Xe đầu kéo kéo container vào cảng theo đúng lịch (thường trước giờ cắt máng 6-8 tiếng). Cần tránh phát sinh phí DEM/DET do quá thời gian miễn phí (xem DEM/DET là gì).

Bước 6: Hoàn thiện chứng từ và thanh toán

Sau khi tàu chạy (sailing date), hãng tàu phát hành vận đơn (Bill of Lading). Gửi bộ chứng từ gồm: vận đơn, hóa đơn, packing list, C/O cho người mua (hoặc ngân hàng nếu thanh toán L/C) để nhận tiền thanh toán.

4. Quy trình nhập khẩu hàng hóa

Quy trình nhập khẩu cũng gồm 6 bước tương tự ở chiều ngược lại:

Bước	Nội dung	Lưu ý
1	Đàm phán và ký hợp đồng	Xác định rõ Incoterms, đặc biệt ai chịu trách nhiệm vận tải và bảo hiểm
2	Mở L/C (nếu thanh toán bằng thư tín dụng)	Liên hệ ngân hàng để mở L/C theo thỏa thuận
3	Theo dõi lịch tàu và nhận chứng từ	Đảm bảo có bộ chứng từ gốc trước khi tàu cập cảng
4	Khai báo hải quan nhập khẩu	Khai tờ khai, nộp thuế, kiểm tra chuyên ngành nếu có
5	Nhận hàng và vận chuyển về kho	Lấy container khỏi cảng, giao hàng về kho. Coi chừng phí DEM/DET
6	Kiểm đếm và nhập kho	Kiểm tra số lượng, chất lượng, làm thủ tục nhập kho

Đối với nhập khẩu hàng từ Trung Quốc — thị trường nhập khẩu lớn nhất của Việt Nam — cần lưu ý thêm về thủ tục cửa khẩu đường bộ và các quy định riêng (xem FDI Hải Phòng 2026 — Làn sóng đầu tư mới).

5. Các chứng từ quan trọng trong XNK

Chứng từ là xương sống của hoạt động xuất nhập khẩu. Dưới đây là các chứng từ cơ bản nhất:

6. Incoterms 2020 — 11 điều kiện thương mại cơ bản

Incoterms (International Commercial Terms) là bộ quy tắc thương mại quốc tế do Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) ban hành, quy định trách nhiệm của người bán và người mua trong hợp đồng XNK. Phiên bản hiện hành là Incoterms 2020, gồm Hướng dẫn vận tải container A-Z.

3 Incoterms phổ biến nhất

💡 Mẹo chọn Incoterms:

• EXW — Phù hợp người bán không muốn làm thủ tục xuất khẩu. Rủi ro thuộc về người mua.
• FOB — Phổ biến nhất cho xuất khẩu từ Việt Nam. Người bán chỉ chịu đến khi hàng lên tàu.
• CIF — Thuận tiện cho người mua nhưng người bán có thể tính giá cao hơn.

Xem thêm: Hướng dẫn vận tải container A-Z để hiểu rõ ưu nhược điểm của từng điều kiện.

7. Phương thức thanh toán quốc tế

Trong XNK, có 3 phương thức thanh toán chính:

💡 Khuyến nghị: Với khách hàng mới, nên sử dụng L/C hoặc T/T trước 30-50% để giảm rủi ro. Với khách hàng lâu năm, T/T sau (after shipment) có thể chấp nhận được.

8. Thủ tục hải quan cơ bản

Thủ tục hải quan là cửa ngõ của mọi lô hàng XNK. Tại Việt Nam, thủ tục hải quan được thực hiện qua hệ thống VNACCS/VCIS (hệ thống thông quan điện tử tập trung).

Các bước cơ bản:

1. Khai tờ khai hải quan — qua phần mềm khai báo hoặc dịch vụ của đại lý hải quan
2. Phân luồng tờ khai:
   • Luồng xanh: Thông quan ngay, không kiểm tra
   • Luồng vàng: Kiểm tra chứng từ
   • Luồng đỏ: Kiểm tra thực tế hàng hóa
3. Nộp thuế (nếu có) — thuế nhập khẩu, VAT, thuế tiêu thụ đặc biệt
4. Thông quan — nhận hàng sau khi được hải quan thông báo

Hàng nhập khẩu thuộc diện kiểm tra chuyên ngành (kiểm dịch động/thực vật, kiểm tra chất lượng, kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm) cần có thêm thời gian và chi phí cho các khâu kiểm tra này.

9. Logistics trong xuất nhập khẩu

Logistics đóng vai trò huyết mạch trong hoạt động XNK. Dưới đây là các yếu tố logistics quan trọng bạn cần biết:

Container vận tải biển

Container là tiêu chuẩn đóng gói phổ biến nhất trong vận tải biển. Các loại container thông dụng:

• Container 20DC: Dài 6.058m × Rộng 2.438m × Cao 2.591m — chịu tải ~28 tấn (Xem kích thước)
• Container 40DC: Dài 12.192m × Rộng 2.438m × Cao 2.591m — chịu tải ~28 tấn (Xem kích thước)
• Container 40HC: Cao hơn 40DC (2.896m) — phù hợp hàng cồng kềnh (Xem kích thước)

Xem thêm: So sánh 3 loại container.

Vận tải nội địa

Sau khi container rời cảng, hàng hóa cần được vận chuyển về kho qua xe đầu kéo (xe container). Chi phí vận tải nội địa phụ thuộc vào: khoảng cách, loại container, cầu đường, và giá dầu.

DEM/DET và các chi phí phát sinh

DEM (Demurrage) là phí lưu container tại cảng quá thời gian miễn phí. DET (Detention) là phí lưu container tại kho/bãi của khách quá thời gian quy định. Đây là chi phí dễ phát sinh nhất với người mới làm XNK (xem Bài viết chi tiết về DEM/DET).

Hàng nguy hiểm (DG Cargo)

Với hàng hóa thuộc 9 nhóm hàng nguy hiểm (hóa chất, pin, khí nén, chất lỏng dễ cháy...), cần tuân thủ quy định đặc biệt về đóng gói, dán nhãn, chứng từ và lưu trữ (xem 9 nhóm hàng nguy hiểm).

📖 Nếu bạn muốn hiểu toàn diện về vận tải container, hãy tham khảo Hướng dẫn vận tải container từ A-Z.

10. Các sai lầm thường gặp khi mới làm XNK

1. Sai HS Code — Khai sai HS Code dẫn đến tính sai thuế, bị phạt hoặc chậm thông quan. Luôn kiểm tra kỹ hoặc nhờ đại lý hải quan tra cứu (Chứng nhận xuất xứ C/O).
2. Không hiểu rõ Incoterms — Nhầm lẫn trách nhiệm giữa FOB và CIF dẫn đến tranh chấp chi phí.
3. Quên tính phí DEM/DET — Container ở cảng/làm hàng quá thời gian miễn phí dẫn đến phí phạt lớn.
4. Chọn sai loại container — Container 40DC không đủ cao cho hàng cồng kềnh, phải chuyển sang 40HC gây chậm trễ.
5. Thiếu chứng từ — Thiếu C/O, MSDS hoặc giấy phép chuyên ngành khiến lô hàng không thể thông quan.
6. Không mua bảo hiểm hàng hóa — Rủi ro mất mát, hư hỏng trên biển hoặc trong quá trình vận chuyển.
7. Chọn đối tác logistics không uy tín — Dịch vụ kém, giá không minh bạch, gây thiệt hại về thời gian và tiền bạc.

💡 Để tránh các sai lầm trên, hãy hợp tác với một đơn vị logistics uy tín như VTM Logistics — chúng tôi có kinh nghiệm xử lý hàng nghìn lô hàng XNK mỗi tháng.

Câu hỏi thường gặp về xuất nhập khẩu

1. Xuất nhập khẩu (XNK) là gì?

Xuất nhập khẩu là hoạt động mua bán hàng hóa giữa các quốc gia. Xuất khẩu là bán hàng ra nước ngoài, nhập khẩu là mua hàng từ nước ngoài về Việt Nam.

2. Các chứng từ cần thiết trong xuất nhập khẩu gồm những gì?

Bao gồm: Hợp đồng thương mại, Hóa đơn thương mại (Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), Vận đơn (Bill of Lading), C/O (Certificate of Origin), và các chứng từ đặc thù khác.

3. Incoterms là gì? Có những điều kiện nào phổ biến?

Incoterms là bộ quy tắc thương mại quốc tế. 3 điều kiện phổ biến nhất: EXW (giao tại xưởng), FOB (giao lên tàu), CIF (bao gồm cước và bảo hiểm).

4. Quy trình xuất khẩu hàng hóa gồm mấy bước?

Gồm 6 bước: (1) Ký hợp đồng, (2) Chuẩn bị hàng, (3) Booking tàu, (4) Khai báo hải quan, (5) Giao hàng lên tàu, (6) Hoàn thiện chứng từ.

5. HS Code là gì và tại sao quan trọng?

HS Code là mã phân loại hàng hóa quốc tế. Quan trọng vì nó quyết định mức thuế XNK và yêu cầu giấy phép cho lô hàng.

6. Phân biệt FOB và CIF khác nhau thế nào?

FOB: người bán giao lên tàu, người mua chịu cước và bảo hiểm. CIF: người bán chịu cước và bảo hiểm đến cảng đích.

7. Mới bắt đầu làm XNK cần lưu ý gì?

Cần: tra đúng HS Code, nắm vững Incoterms, chọn đối tác logistics uy tín, kiểm tra kỹ chứng từ, dự phòng chi phí DEM/DET, và luôn mua bảo hiểm hàng hóa.

Tổng kết

Bài viết đã tổng hợp toàn bộ kiến thức nền tảng về xuất nhập khẩu — từ định nghĩa, quy trình, chứng từ, Incoterms, thanh toán quốc tế, thủ tục hải quan đến logistics và các sai lầm thường gặp.