Xuất nhập khẩu hàng hóa là hoạt động thương mại quốc tế phức tạp, đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm vững quy trình từ khâu đàm phán hợp đồng đến khi hàng hóa đến tay người nhận. Mỗi bước trong quy trình đều có những yêu cầu pháp lý, chứng từ và thủ tục riêng.
Theo thống kê của Tổng cục Hải quan, mỗi năm Việt Nam có hơn 15 triệu tờ khai hải quan được xử lý. Việc hiểu rõ quy trình xuất nhập khẩu không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý mà còn tối ưu thời gian thông quan và chi phí logistics.
Tham khảo thêm bài chi phí nhập khẩu container để nắm rõ các loại phí trong quy trình.
VTM Logistics cung cấp dịch vụ logistics trọn gói, hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu đàm phán hợp đồng, tư vấn Incoterms, chuẩn bị chứng từ đến thông quan và vận chuyển hàng hóa. Với hơn 15 năm kinh nghiệm, chúng tôi đã đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp XNK tại Hải Phòng và cả nước.
Đàm phán hợp đồng là bước khởi đầu và cũng là bước quan trọng nhất, quyết định toàn bộ trách nhiệm và chi phí của các bên. Hai bên (người mua và người bán) thương lượng các điều khoản về giá cả, số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng, phương thức thanh toán và điều kiện Incoterms.
Khi ký kết hợp đồng thương mại quốc tế, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý điều kiện Incoterms (ví dụ: FOB, CIF, EXW, DDP) vì nó xác định rõ ai chịu trách nhiệm vận chuyển, bảo hiểm, thông quan và rủi ro tại từng điểm. Một hợp đồng chặt chẽ giúp tránh các tranh chấp sau này.
Ngoài ra, hợp đồng cần quy định rõ phương thức thanh toán (L/C, T/T trả trước, D/P, D/A), thời hạn giao hàng, phạt vi phạm hợp đồng và luật áp dụng khi có tranh chấp. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để tiến hành các bước tiếp theo.
Sau khi hợp đồng được ký kết, người bán tiến hành chuẩn bị hàng hóa theo đúng chủng loại, số lượng, chất lượng và thời gian đã thỏa thuận. Hàng hóa cần được kiểm tra, đóng gói, dán nhãn mác theo quy định của nước nhập khẩu và yêu cầu của hợp đồng.
Song song với việc chuẩn bị hàng, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ chứng từ đầy đủ. Bộ chứng từ xuất nhập khẩu cơ bản gồm: Hợp đồng thương mại (Sales Contract), Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), Vận đơn (Bill of Lading hoặc Air Waybill), Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), Giấy chứng nhận chất lượng (CQ) và các giấy phép liên quan.
Mẹo thực tế: Sai sót chứng từ là nguyên nhân hàng đầu gây chậm thông quan. Kiểm tra kỹ thông tin trên Invoice và Packing List: tên hàng phải khớp với mã HS, số lượng và trọng lượng phải chính xác. Một lỗi nhỏ trên chứng từ có thể khiến lô hàng bị giữ lại hải quan 2-3 ngày.
Hàng hóa đặc thù như thực phẩm, hóa chất, dược phẩm cần thêm các chứng nhận kiểm dịch, chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm hoặc giấy phép nhập khẩu chuyên ngành. Việc chuẩn bị đầy đủ chứng từ ngay từ đầu giúp quá trình thông quan diễn ra suôn sẻ.
Tùy theo điều kiện Incoterms đã thỏa thuận trong hợp đồng, người mua hoặc người bán sẽ chịu trách nhiệm thuê phương tiện vận tải. Việc lựa chọn phương thức vận tải phụ thuộc vào loại hàng, khối lượng, thời gian và chi phí: đường biển (cost thấp, thời gian dài), đường hàng không (nhanh, chi phí cao), đường bộ hoặc đường sắt.
Đối với vận tải biển, doanh nghiệp cần liên hệ hãng tàu hoặc công ty logistics để đặt chỗ (booking), xác nhận lịch tàu và lấy vận đơn. Container cần được chọn phù hợp với loại hàng: 20DC cho hàng nặng, 40HC cho hàng thể tích lớn, Reefer cho hàng đông lạnh.
Mua bảo hiểm hàng hóa là bước không thể thiếu, đặc biệt với hàng giá trị cao. Bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu thường có ba điều kiện cơ bản: ICC-C (bảo hiểm tối thiểu), ICC-B (bảo hiểm trung bình) và ICC-A (bảo hiểm mọi rủi ro). Phí bảo hiểm thường từ 0.1% đến 0.5% giá trị hàng hóa.
Khai báo hải quan là bước quan trọng và phức tạp nhất trong quy trình xuất nhập khẩu. Doanh nghiệp phải khai tờ khai hải quan điện tử qua hệ thống VNACCS/VCIS của Tổng cục Hải quan. Tờ khai cần khai đầy đủ thông tin về hàng hóa, mã HS, xuất xứ, trị giá, số lượng, phương thức vận chuyển.
Việc xác định chính xác mã HS (Harmonized System) là yếu tố then chốt, quyết định thuế suất và các quy định quản lý chuyên ngành. Mã HS sai có thể dẫn đến truy thu thuế, phạt vi phạm hành chính và chậm thông quan. Hiện có hơn 5,000 mã HS 6 số và hơn 10,000 mã HS 8 số.
Sau khi khai tờ khai, hệ thống hải quan tự động phân luồng tờ khai dựa trên đánh giá rủi ro: Luồng xanh (miễn kiểm tra), Luồng vàng (kiểm tra hồ sơ) hoặc Luồng đỏ (kiểm tra hồ sơ và thực tế hàng hóa). Doanh nghiệp cần theo dõi trạng thái tờ khai và xử lý kịp thời các yêu cầu bổ sung từ cơ quan hải quan.
Ngoài tờ khai hải quan, doanh nghiệp có thể phải nộp thêm các chứng từ khác như Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), Giấy phép nhập khẩu, Kết quả kiểm tra chuyên ngành tùy theo loại hàng. Việc chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ giúp quá trình khai báo nhanh chóng và thuận lợi.
Sau khi tờ khai được phân luồng và hoàn tất các nghĩa vụ thuế (nếu có), hàng hóa chính thức được thông quan. Với hàng nhập khẩu, doanh nghiệp nhận hàng từ cảng/kho và vận chuyển về kho riêng. Với hàng xuất khẩu, hàng được đưa ra cảng làm thủ tục xếp lên tàu/máy bay.
Quá trình vận chuyển quốc tế cần được theo dõi sát sao. Doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ tracking container/ lô hàng để cập nhật lịch trình, biết chính xác vị trí hàng, thời gian tàu đến (ETA) và các sự cố phát sinh (nếu có).
Khi hàng đến cảng đích, cần làm thủ tục nhận hàng (delivery order) và vận chuyển nội địa. Với hàng nhập FOB, doanh nghiệp nhập khẩu cần thuê đơn vị logistics làm thủ tục thông quan nhập và vận chuyển về kho. Với hàng nhập CIF, hãng tàu hoặc forwarder sẽ hỗ trợ quy trình này.
Bước cuối cùng trong quy trình là thanh toán giữa người mua và người bán theo phương thức đã thỏa thuận trong hợp đồng. Các phương thức thanh toán quốc tế phổ biến: T/T (Telegraphic Transfer/Chuyển tiền điện tử), L/C (Letter of Credit/Thư tín dụng), D/P (Documents against Payment/Nhờ thu kèm chứng từ).
Phương thức L/C được ưa chuộng vì an toàn cho cả hai bên — ngân hàng phát hành L/C cam kết thanh toán khi bộ chứng từ phù hợp được xuất trình. Tuy nhiên, L/C yêu cầu chứng từ rất chặt chẽ, bất kỳ sai lệch nào (discrepancy) cũng có thể bị từ chối thanh toán.
Sau khi hoàn tất thanh toán, doanh nghiệp cần thực hiện quyết toán hợp đồng: đối chiếu công nợ, kiểm tra chi phí thực tế so với dự toán, lưu trữ bộ chứng từ đầy đủ để phục vụ kiểm toán và quyết toán thuế. Việc quản lý hồ sơ XNK khoa học giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu và minh bạch trong báo cáo tài chính.
Mỗi bước trong quy trình xuất nhập khẩu đều tiềm ẩn rủi ro nếu doanh nghiệp thiếu kinh nghiệm. VTM Logistics đồng hành cùng bạn xử lý toàn bộ quy trình — từ tư vấn Incoterms, chuẩn bị chứng từ, khai hải quan đến vận chuyển hàng hóa — giúp bạn an tâm kinh doanh quốc tế.
Tham gia ngay với chúng tôi để cập nhật tin tức và nhận các chương trình ưu đãi mới nhất!
Quy trình xuất khẩu và nhập khẩu khác nhau thế nào?
Quy trình xuất khẩu và nhập khẩu cơ bản giống nhau về các bước chính nhưng khác về hướng luân chuyển hàng hóa, chứng từ và thủ tục hải quan. Với xuất khẩu, hàng hóa từ trong nước đi ra nước ngoài, doanh nghiệp xuất khẩu thường làm thủ tục tại cảng xuất. Với nhập khẩu, hàng hóa từ nước ngoài về Việt Nam, doanh nghiệp nhập khẩu làm thủ tục tại cảng đến. Chứng từ xuất khẩu thường yêu cầu C/O, trong khi nhập khẩu cần thêm giấy phép nhập khẩu và kiểm tra chuyên ngành.
Mất bao lâu để hoàn thành một quy trình XNK trọn gói?
Tùy vào loại hàng và phương thức vận tải, quy trình XNK trọn gói có thể kéo dài từ 7-30 ngày. Hàng đường biển từ Việt Nam đi Mỹ hoặc EU thường mất 20-30 ngày (gồm thời gian vận chuyển 15-25 ngày + thủ tục 2-5 ngày). Hàng đường hàng không đi Trung Quốc, Nhật, Hàn chỉ mất 2-5 ngày.
Doanh nghiệp cần những điều kiện gì để được phép xuất nhập khẩu?
Doanh nghiệp cần có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có ngành nghề xuất nhập khẩu, mã số thuế, mã số doanh nghiệp XNK (do Tổng cục Hải quan cấp) và đăng ký chữ ký số để khai báo hải quan điện tử. Một số mặt hàng đặc thù cần thêm giấy phép con từ các bộ chuyên ngành.
Các rủi ro thường gặp trong quy trình XNK là gì?
Rủi ro thường gặp gồm: (1) Sai mã HS dẫn đến truy thu thuế và phạt; (2) Chứng từ không hợp lệ gây chậm thông quan; (3) Rủi ro hàng hóa hư hỏng trong vận chuyển; (4) Rủi ro thanh toán khi đối tác không thực hiện nghĩa vụ; (5) Biến động tỷ giá ảnh hưởng đến giá trị hợp đồng; (6) Thay đổi chính sách thuế, quy định nhập khẩu đột ngột.
