Quy trình thủ tục hải quan xuất nhập khẩu 2026 — Hướng dẫn A-Z

1. Tổng quan — Hệ thống hải quan Việt Nam 2026

Việt Nam đã vận hành hệ thống thông quan tự động VNACCS/VCIS từ năm 2014 và liên tục nâng cấp. Đến 2026, gần 100% tờ khai hải quan được thực hiện điện tử. Điều này có nghĩa:

• ✅ Không cần nộp bản cứng tại Chi cục Hải quan (trừ một số trường hợp đặc thù)
• ✅ Khai báo online qua phần mềm khai báo hải quan (Ecus5, Global Exports...)
• ✅ Phân luồng tự động trong vòng vài giây sau khi khai báo
• ✅ Doanh nghiệp uy tín (luồng xanh) thông quan trong vài giờ

2. 7 bước thực hiện thủ tục hải quan

Bước 1: Chuẩn bị bộ chứng từ

Đây là bước quan trọng nhất — thiếu chứng từ = chậm thông quan. Bộ chứng từ cơ bản gồm:

Bước 2: Đăng ký tờ khai hải quan điện tử

Sử dụng phần mềm khai báo hải quan (Ecus5, Global Exports, hoặc các phần mềm được TCHQ chấp thuận) để khai báo thông tin lô hàng lên hệ thống VNACCS/VCIS. Các thông tin gồm: người khai, người nhập khẩu, hàng hóa, mã HS Code, trị giá, xuất xứ, phương thức vận chuyển...

Bước 3: Hệ thống phân luồng tờ khai

Sau khi khai báo, hệ thống tự động phân luồng trong vòng vài giây:

Bước 4: Nộp thuế và lệ phí

Sau khi tờ khai được chấp nhận, hệ thống sẽ tính thuế (thuế nhập khẩu, thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt nếu có). Doanh nghiệp nộp thuế qua ngân hàng hoặc cổng thanh toán điện tử. Hàng thuộc luồng xanh sẽ được thông quan ngay sau khi nộp thuế.

Bước 5: Thông quan hoặc chờ kiểm tra

• Luồng Xanh: Thông quan ngay, có thể đưa hàng về kho
• Luồng Vàng: Xuất trình chứng từ gốc cho Chi cục Hải quan, nếu OK → thông quan
• Luồng Đỏ: Hẹn lịch kiểm tra thực tế, công chức hải quan kiểm tra hàng → nếu OK → thông quan

Bước 6: Vận chuyển hàng về kho

Sau khi thông quan, doanh nghiệp phối hợp với đơn vị vận tải container để lấy hàng từ cảng/kho CFS về kho của mình. Với hàng nhập khẩu đường biển, bạn cần làm thủ tục giao nhận container với hãng tàu trước khi đưa hàng về.

Bước 7: Lưu trữ chứng từ

Theo quy định, doanh nghiệp phải lưu trữ bộ chứng từ hải quan trong 5 năm. Hình thức lưu trữ: bản gốc giấy hoặc bản scan có giá trị pháp lý.

3. Những lưu ý quan trọng

Mã HS Code — Sai là mất thời gian

Việc phân loại sai mã HS Code là nguyên nhân số 1 gây chậm thông quan. Sai mã HS dẫn đến: áp sai thuế suất, kiểm tra chuyên ngành không đúng, thậm chí bị xử phạt. Hãy tra mã HS cẩn thận hoặc nhờ đơn vị logistics hỗ trợ.

Kiểm tra chuyên ngành

Một số mặt hàng yêu cầu kiểm tra chuyên ngành trước khi thông quan: thực phẩm (Bộ Y tế), hóa chất (Bộ Công Thương), giống cây trồng (Bộ NN&PTNT)... Thời gian kiểm tra chuyên ngành có thể kéo dài 3-7 ngày, cần tính toán trước.

Doanh nghiệp ưu tiên (AEO)

Doanh nghiệp đạt chứng nhận AEO (Authorized Economic Operator) được hưởng nhiều ưu đãi: tỷ lệ luồng xanh cao hơn, thời gian thông quan nhanh hơn, ít bị kiểm tra hơn. Đây là mục tiêu dài hạn cho doanh nghiệp XNK.

4. Kết luận: Cần hỗ trợ thủ tục hải quan?

Thủ tục hải quan 2026 đã đơn giản hơn nhiều nhờ hệ thống VNACCS/VCIS — nhưng vẫn đòi hỏi kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm thực tế. Doanh nghiệp mới thường mất 3-6 tháng để thuần thục, trong khi sai sót nhỏ cũng có thể gây chậm trễ, phát sinh phí lưu bãi/lưu container.

VTM Logistics hỗ trợ dịch vụ khai báo hải quan trọn gói tại Hải Phòng — từ khai báo tờ khai, xử lý luồng vàng/đỏ, đến vận chuyển hàng về kho. Một cuộc gọi, lo hết thủ tục.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)