Một lô hàng xuất nhập khẩu không thể thông quan nếu thiếu bộ chứng từ hợp lệ. Đây là một trong những nguyên nhân phổ biến nhất khiến hàng hóa bị lưu container, phát sinh chi phí DEM/DET và chậm tiến độ giao hàng.
Theo thống kê từ Tổng cục Hải quan, khoảng 15% tờ khai XNK bị yêu cầu bổ sung chứng từ, trong đó phần lớn là do doanh nghiệp thiếu hoặc sai chứng từ. Bài viết này sẽ giúp bạn nắm rõ bộ chứng từ cần chuẩn bị cho lô hàng XNK đầu tiên.
Kết hợp với quy trình thông quan để hiểu rõ toàn bộ quy trình.
Bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì?
Gồm: Hợp đồng thương mại, Hóa đơn thương mại, Phiếu đóng gói, Vận đơn, C/O, Danh sách hàng hóa, Tờ khai hải quan.
Vận đơn đường biển BL có mấy loại?
2 loại chính: MBL (Master Bill of Lading) do hãng tàu phát hành và HBL (House Bill of Lading) do forwarder phát hành.
C/O là gì và tại sao cần?
C/O là giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa. Cần để hưởng ưu đãi thuế theo các FTA và đáp ứng yêu cầu hải quan.
Thời gian chuẩn bị bộ chứng từ mất bao lâu?
Hợp đồng, Invoice, Packing List: 1-2 ngày. Vận đơn: 3-5 ngày sau khi hàng lên tàu. C/O: 1-3 ngày. Tổng 5-7 ngày làm việc.
Sự khác biệt giữa BL gốc và BL điện tử (e-BL)?
BL gốc là bản giấy, cần xuất trình bản gốc để nhận hàng. BL điện tử là bản số, nhanh hơn, không lo thất lạc.
Bộ chứng từ XNK thường có 8-12 loại giấy tờ. VTM Logistics kiểm tra miễn phí bộ chứng từ cho khách hàng trước khi trình hải quan — giúp phát hiện sớm sai sót, tránh phạt chậm nộp và tiết kiệm chi phí DEM/DET.
Là chứng từ quan trọng nhất, do người bán phát hành. Invoice thể hiện giá trị hàng hóa, điều kiện Incoterms, thông tin người mua/bán, mô tả hàng, số lượng và đơn giá. Invoice là căn cứ để tính thuế XNK và kiểm tra trị giá hải quan.
Lưu ý: Thông tin trên invoice phải khớp tuyệt đối với các chứng từ khác (Packing List, Bill of Lading). Sai lệch nhỏ về tên hàng hoặc mã HS có thể dẫn đến chậm thông quan.
Chi tiết về cách đóng gói hàng hóa: số kiện, trọng lượng tịnh (N.W), trọng lượng cả bì (G.W), kích thước từng kiện. Packing List giúp hải quan và đơn vị vận tải xác định hàng hóa được đóng gói đúng quy cách, hỗ trợ kiểm tra thực tế khi cần.
Là chứng từ vận tải quan trọng nhất trong thương mại quốc tế. B/L có ba chức năng chính: (1) Biên lai xác nhận hàng đã lên tàu, (2) Bằng chứng của hợp đồng vận tải, (3) Chứng từ sở hữu hàng hóa — ai nắm B/L gốc là người có quyền nhận hàng.
Có hai loại B/L chính: MBL (Master Bill of Lading — do hãng tàu phát hành) và HBL (House Bill of Lading — do forwarder phát hành).
C/O xác nhận hàng hóa có xuất xứ từ quốc gia nào, giúp doanh nghiệp hưởng ưu đãi thuế quan theo các Hiệp định Thương mại Tự do (FTA). Các mẫu C/O phổ biến: Form B (ưu đãi thông thường), Form D (ASEAN), Form E (Trung Quốc), Form AK (Hàn Quốc), Form CPTPP.
Chứng nhận chất lượng hoặc kiểm định hàng hóa, thường yêu cầu đối với các mặt hàng đặc thù như thép, thực phẩm, hóa chất, thiết bị điện. CQ do các tổ chức kiểm định độc lập (SGS, Bureau Veritas, Intertek) hoặc cơ quan chuyên ngành cấp.
Tờ khai hải quan là chứng từ bắt buộc cho mọi lô hàng XNK. Doanh nghiệp có thể tự khai báo qua hệ thống VNACCS hoặc ủy thác cho đơn vị dịch vụ khai hải quan. Khi khai báo cần chuẩn bị:
Bộ chứng từ không hợp lệ là nguyên nhân số một khiến lô hàng bị chậm thông quan. Mỗi loại chứng từ có yêu cầu riêng về nội dung, con dấu, chữ ký. VTM Logistics kiểm tra và hoàn thiện bộ chứng từ cho khách hàng.
Tham gia ngay với chúng tôi để cập nhật tin tức và nhận các chương trình ưu đãi mới nhất!
